5 PRODUCTIVITEIT MYTHES WAAR IK IN BEN GETRAPT, EN 5 MANIEREN DIE WÉL WERKEN

5 PRODUCTIVITEIT MYTHES WAAR IK IN BEN GETRAPT, EN 5 MANIEREN DIE WÉL WERKEN

12 July 2022Glenn Middelhof
Twee weken terug schreef ik over mijn drie favoriete ochtendroutines. Zonder afleiding, dat ene uurtje voor jezelf in de ochtend om je creativiteit te ontwikkelen en je energie te verzamelen is magisch. Daarna is het dan tijd voor wat mij betreft het allermooiste ritueel van de dag; het ontbijt, om daarna je dag vol frisse moed te starten. En hoewel mijn dag van 05.00-08.00 gevuld is met de juiste dosis sport, studie en stilte, bleef ik mezelf op het werk verliezen door de extreem lange takenlijst, alle problemen en die enorme mailbox. Ik bleef dag in dag uit in bepaalde mythes waarvan trappen ik dacht dat ze me productiever maakten, maar ze deden juist het te vergeten... In dit artikel 5 productiviteitsmythes waar ik in ben gettrapt, en 5 manieren die inderdaad werken.. MYTHE 1: PROP ZOVEEL MOGELIJK IN EEN DAG Ik volg in boeken over tijdbeheer dat het erom ging om zo snel mogelijk de to-do lijst door te lopen. Ik beheerde mijn tijd door zo veel mogelijk in een dag te proppen. Ik verdeelde dan de taken die ik moest doen en ik heb een bepaalde hoeveelheid tijd voor elke taak. Dat gedaan hebbende begon ik taak voor taak. En op een of andere manier kreeg ik alles wat ik wilde doen, nooit op tijd af. De oplossing die ik vond: Focus je op energie en niet op tijd Vanaf het moment dat ik op kantoor kwam rond 08.00 uur had ik 4 uur dat ik super productief en vol energie zat. Op de momenten dat ik de meeste energie en focus had, heb ik de meeste energie en focus genomen. Klinkt logisch toch? Voor mij zeker dat tot een beknopte agenda switch. Het lijkt erop dat mijn afspraken met collega's en klanten grotendeels verschoof naar de middag, en ook niet meer standaard 's ochtends de auto instapte om naar een afspraak te gaan. Op deze manier kon ik in de ochtend de genomen gedaan krijgen waar ik de meeste energie voor nodig had. Toen ik mijn agenda niet meer indeelde op basis van tijd maar op basis van hoge en lage energieactiviteiten kreeg ik een stuk meer gedaan. MYTHE 2: EEN MENSENPLEZIER ZIJN IS OKE Van jongs af aan heb ik moeite gehad met het zeggen van nee. Ik had de ontwikkeling om al het mogelijke maar te doen om conflicten te vermijden. Mijn zelfwaardering hing af van hoe anderen me zouden zien. Ik had altijd bevestiging van anderen nodig om me goed te voelen over mezelf. Voor andere is de mensen behagen een heerlijke persoon om erbij te hebben. Ze gaan namelijk tot het uiterste om maar een paar lovende woorden van je te krijgen. Je kunt je voorstellen dat het plezierig was voor mijn eigen productiviteit. Ik kreeg gewoon nooit wat ik wilde, ik was altijd gefocust op de ander. Aan het einde van de dag was ik helemaal op, had ik geen idee wat ik allemaal had gedaan en stond de to-do lijst van mij nog steeds ramvol. Het leek wel of de to-do lijst met de dag langer en langer werd. De oplossing die ik vond: Begin bij het aangeven van je grenzen Toen ik geleidelijk om steeds vaker op een vriendelijke manier nee te zeggen dat ik dat mensen hier eigenlijk heel goed mee omgingen, en juist respect kreeg omdat ik mijn grenzen aangaf. In plaats van elke dag wel een aantal afspraken te hebben, begon ik standaard twee dagen in mijn agenda te blokken waarin ik geen enkele vergadering had. Door nee te zeggen tegen een ander zei ik ja tegen mezelf. En door dat te doen ervaren ik minder stress, kreeg ik meer gedaan en kon ik er voor de mensen zijn als ze een keer echt m'n hulp nodig hadden. Je wordt echt een veel leukere mens als je niet overwerkt of uitgeput bent. MYTHE 3: WIN TIJD DOOR MINDER TE SLAPEN EN TE STOPPEN MET KOKEN In de drukke weken van het jaar, en dat waren er stiekem best wel wat, ik lever altijd 1 à 2 uur slaap in om zo een lange werkdag te kunnen hebben. Als je ziet dat je te weinig tijd hebt in je dag voor werk en slaap je toch gewoon wat minder? Geniaal vond ik het, zo had ik in een klap een paar extra uren om mijn werk gedaan te krijgen. Om nog wat tijd te besparen maakt ik m'n eten niet meer zelf klaar en ik ben voornamelijk onderweg. Op een gegeven moment kende ik de menu's (en alle kortingsacties..) van de Nederlandse tankstations uit m'n hoofd en luisterden sommige medewerkers precies wat ik elke dag wilde. Triest toch? De oplossing die ik vond: Lever nooit in slaap, en eten = energie Na ongeveer 1,5 jaar geleefd te hebben als een tankstation-junkie, begon ik te zien dat ik geen tijd aan het winnen was in mijn agenda maar juist tijd aan het inleveren was. Het eten wat ik at gaf geen energie waardoor ik altijd futloos en moe was. En het inleveren van slaap? Dat is misschien wel de grootste fout die je kunt maken als je productiever wilt worden. Ik ging als een soort half dronken zombie met te weinig slaap de dag door. Elke taak die ik langer moest doen omdat ik mijn aandacht er niet bij kon houden. Ik begon te testen hoe lang ik ongeveer elke nacht nodig had om uitgerust wakker te worden zonder wekker. Dat was 8-8.5uur. Ondergrondse slaap ik zeker nooit meer minder dan 8 uur en het voelt heerlijk om uitgerust wakker te worden. De Kwekkeboom krokketten uit het vuistje van de Shell ruil ik tegenwoordig in voor een lichte lunch met groente. En de gesuikerde koekjes? Die hebben plaatsgemaakt voor bronwater met Himalayazout en een onderdeel. MYTHE 4: BEGIN JE DAG MET HET DOEN VAN DE LEUKE EN MAKKELIJKE KLUSJES Ik begon het liefst de dag met de makkelijke en leuke klusjes en genomen. Dan waren er al veel dingen van het lijstje af gedacht ik. Wanneer ik dan lekker op weg was en bijna door de leuke en makkelijke genomen was werd m'n dag opgezogen door brandjes blussen, ad hoc werkzaamheden en andere urgente dingen. De genomen die niet leuk waren, maar wel een belangrijk verlies, verlies liggen. De dag erna ging ik weer op dezelfde voet verder. Het lastige telefoontje met de klant, het corrigerende gesprek met de medewerker van die lange mail waar ik een hoop voor moest kiezen, ging ik morgen wel doen. Je weet wel, die morgen die dan vervolgens nooit komt... De oplossing die ik vond: Doe de dingen die je niet leuk vindt, en doe ze als eerste Ik las in een boek dat de meest succesvolle mensen op aarde, één gewoonte gemeen hebben. Ze doen de dingen die ze niet leuk vinden en ze doen deze ook nog als eerste. Uitstelgedrag maakt plaats voor discipline en dat geeft dan weer enorme voldoening. Als je die lastige oproep met die klant of dat gesprek met de medewerker gewoon als eerste werk doet, dan zit je niet de hele dag tegen dat moment om te haken. De meeste mensen hebben 's ochtends de meeste energie en focus. Des te meer redenen om dan de minder leuke en lastige dingen te doen. En weet je wat het mooiste is van de dingen die je niet leuk vindt als eerste doen? Er blijven alleen nog maar leuke en makkelijke klusjes voorbij. Het is allemaal weer geen hoge wiskunde zeg.. MYTHE 5: REAGEER SNEL OP DE NODEN VAN ANDEREN Ik dacht altijd dat productiviteit te maken had met zo snel mogelijk je lijst afwerken en zo snel mogelijk reageren op mensen en inkomende berichten. Als er een mail binnenkwam werd hij ongeveer dezelfde minuut geopend en ontvangen. Hoppa, weer een lege mailbox dacht ik… Dat duurde dan weer precies 5 minuten tot de volgende mail of een reactie op een andere mail binnenkwam. Soms uren later dacht ik dat ik nog steeds in mijn inbox zat te pingpongen met iemand die aan de andere kant ook zijn mailbox zo snel mogelijk leeg wilde hebben als ik, of ik was bedacht verdwaald en afgeleid in een of ander nieuwsartikel of Instagram feed . Je kunt wel raden dat ik dus altijd meer uren nodig had om mijn genomen gedaan te krijgen. De oplossing die ik vond: Werk in blokken en schakel afleiding uit Bij timemanagement leg je uit hoe je kunt stellen en hoe je meer doet in minder tijd. Ze zien werk als een marathon, terwijl het eigenlijk meer een sprint is. Mijn mentor Robin Sharma vertelde me dat je agenda het beste kunt opdelen in blokken van 90 minuten. En in plaats van dat je alles achter elkaar ramt, neem je na elke 90 minuten 10 minuten pauze. In die 90 minuten focus ik me op 1 taak van 1 project. Ik zet een timer, werk in absolute stilte en zet alle afleiding uit om 90 minuten vol gas te gaan. Collega's weten ook dat ze in die 90 minuten blokken me niet kunnen opslaan en dat ze de vragen moeten bundelen. Ik heb liever dat ze mij 1x storen met 10 vragen dan 10x storen met 1 vraag. Tijdens kantoordagen run ik mijn agenda in drie blokken van 90 minuten met intervallen van 10 minuten voor een korte pauze. Ik zeg dat ik in drie opeenvolgende blokken van 90 minuten werk meer heb gedaan dan soms in een hele week werk. Daarnaast waren alle genomen voor de dag gedaan vóór de lunch en kon ik de rest van de dag reactief te werk gaan; mails beantwoorden, kleine klusjes doen en gemiste discussies terug bellen. Toen ik een oplossing vond voor de 5 productiviteitsmythes op de werkplek waar ik het laatst van had, kwam er meer tijd vrij voor de beslissingen, maar niet urgente zaken. Ik kwam erachter dat de creatieve ideeën om mijn bedrijf of persoonlijk leven verder te brengen niet bedacht werden wanneer ik aan het rennen was van ontmoeting naar ontmoeting van brandjes aan het blussen was. Nee, deze ideeën werden geboren tijdens tripjes in het buitenland en tijdens ontbijtsessies in hotels. Ze ontstaan ​​wanneer ik m'n lichaam verbond met de natuur en niet wanneer ik vastzat aan een bureaustoel in een gebouw van beton. Ik nam daarom vaker bewust afstand van alle hectiek. Ik blokte tijd in mijn agenda om helemaal niets te doen. Gewoon stilzitten en beslissen. In de momenten dat ik gewoon stilzat en zelfs nadacht kwam ik tot veel meer creatieve oplossingen voor problemen dan wanneer ik elke vrije minuut in mijn agenda voldeed aan een bepaalde taak. Ik zeg dat wanneer je gefocust kunt werken in een wereld die meer afgeleid is dan ooit, je hebt een enorm voordeel op de rest. En op deze wijze bouwen we een beetje bij beetje aan een leven dat meer passie en voldoening geeft. Liefs, Glenn

Plus d'articles